Mag de werkgever het personeel verplicht een vakantie laten opnemen (in coronatijd)?

Rogier Wennink Platform ACCT • 8 dec 2020
Mag de werkgever het personeel verplicht een vakantie laten opnemen (in coronatijd)?

Met name in het begin van de ‘intelligente lockdown’ die het kabinet afkondigde om de verspreiding van het COVID-19-virus in te dammen, was een veelgestelde vraag of de werknemer niet verplicht kon worden om vakantie op te nemen. Zeker wanneer werknemers niet of slechts in beperkte mate thuis konden werken en/of vervangende werkzaamheden konden uitvoeren. Maar ook buiten ‘coronatijd’ vragen werkgevers en werknemers zich nog wel eens af wanneer er eenzijdig vakantieperioden kunnen worden aangewezen. Voor de culturele en creatieve sector zitten de uitzonderingen op de regel met name in de collectieve arbeidsovereenkomsten. In dit artikel gaan we nader in op dit onderwerp.

Wat is de normale regel over het opnemen van een vakantie?

Wanneer een werknemer vakantiedagen wil opnemen dan moet dat in beginsel schriftelijk worden aangevraagd bij de werkgever. De werkgever keurt deze aanvraag in principe goed, tenzij hij gewichtige redenen heeft om dat niet te doen. De werkgever moet dit binnen twee weken na de vakantieaanvraag kenbaar hebben gemaakt, doet hij dat niet dan is de aanvraag in principe goedgekeurd.
Van gewichtige reden is sprake wanneer door de vakantie van werknemer de bedrijfsvoering ernstig zal worden verstoord. Bijvoorbeeld wanneer er geen vervanger voor de werknemer gevonden kan worden en het bedrijf daardoor moet sluiten. In de praktijk moet er dan ook een afweging worden gemaakt tussen de gevolgen van de verstoring van de bedrijfsvoering tegen de persoonlijke gevolgen voor de werknemer wanneer het verzoek niet wordt ingewilligd. De werkgever heeft overigens wel een verregaande inspanningsplicht om de werknemer zijn vakantiedagen te laten genieten maar dat betekent zeker niet dat de werknemer zomaar altijd op vakantie kan gaan. Dat geldt ook voor de arbeidsongeschikte werknemer.

Welke uitzonderingen zijn er?

Nationale feestdagen

Ondanks dat er vaak anders wordt beweerd is een officiële feestdag geen wettelijke vrije dag. Met andere woorden: er moet expliciet (in de arbeidsovereenkomst, personeelsreglement of cao) zijn afgesproken dat een officiële feestdag een vrije dag is. Dat is ook wel te rechtvaardigen nu een aanzienlijk deel van de werkenden tijdens zo’n nationale feestdag ‘gewoon’ moeten werken. Wel is er voor deze groep werknemers vaak een compensatieregeling beschikbaar (denk aan een toeslag).

Wat ook een hardnekkig misverstand lijkt te zijn is dat de werknemer een keer in de vijf jaar een vrije dag heeft op Bevrijdingsdag. Ook hier geldt: dat hangt maar net af van de gemaakte afspraken in arbeidsovereenkomst, personeelsreglement of cao. Overigens, zo blijkt uit de meeste cao’s, is het niet ongebruikelijk dat de werknemer een keer in de vijf jaar vrij heeft op Bevrijdingsdag.

Wanneer een officiële feestdag aangemerkt is als een vrije dag, dan wordt deze niet in mindering gebracht op het aantal vakantiedagen van werknemer. 

Aangewezen verplichte vrije dagen/vakantieperioden

De werkgever heeft ook een (beperkte) mogelijkheid om de werknemer verplicht vakantie op te laten nemen. Dat gebeurt veelal voor een dag die valt voor of na een officiële feestdag. Maar ook een langere periode is mogelijk. Bijvoorbeeld in het geval van een collectieve sluiting tijdens een vakantieperiode. Dit is zeker in de culturele en creatieve sector niet ongebruikelijk. Denk aan de muziekschool die (net als het reguliere onderwijs) haar deuren wil sluiten tijdens schoolvakanties, of een orkest dat doorgaans in de zomerperiode niet op tournee is.

De omgekeerde situatie is ook mogelijk: in de arbeidsovereenkomst, personeelsreglement of cao kan worden bepaald dat er in bepaalde perioden niet of in beperkte mate vakantie kan worden opgenomen, bijvoorbeeld tijdens piekmomenten. Denk aan een podiumbouwer middenin het festivalseizoen, of de danser (met een prominente rol) tijdens een geplande tournee. Beiden (voor de werkgever) verre van ideale situaties om vakantie te verlenen.

Voor beide situaties geldt dat er een duidelijke bepaling moet zijn opgenomen over verplichte vakantiedagen in de arbeidsovereenkomst, het personeelsreglement of een collectieve arbeidsovereenkomst.

Overigens is er in veelvoorkomende gevallen in de collectieve arbeidsovereenkomst reeds voorzien in een regeling omtrent verplichte vakantiedagen/vakantieperioden. Doorgaans wordt voor de specifieke invulling hiervan op lokaal niveau het medezeggenschapsorgaan (personeelsvertegenwoordiging/ondernemingsraad) aangewezen als gesprekspartner van de werkgever. Zie ter illustratie artikel 5:4 uit de cao Kunsteducatie over vakantieperioden:

“De organisatie wijst perioden in het jaar aan waarin onderwijs wordt gegeven. Bij de aanwijzing wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met lokale schoolvakantieregelingen. Hiervan kan worden afgeweken met instemming van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging of op ver- zoek van een individuele werknemer.”

Artikel 5:4 cao Kunsteducatie

Gelden er nog een uitzonderingen als gevolg van corona?

In beginsel is het, ook wanneer er als gevolg van de coronacrisis minder werk voorhanden is, niet mogelijk dat de werknemer verplicht vakantie moet opnemen. Kortom: de werkgever moet het salaris ‘gewoon’ doorbetalen, ook wanneer hij besluit het bedrijf (tijdelijk) te sluiten.

Let op: ook wanneer er wordt gewerkt op basis van een jaarurensystematiek (zoals in de culturele en creatieve sector niet ongebruikelijk is) dan kunnen in bovenstaande situatie in beginsel niet zomaar ‘min-uren’ worden toegerekend aan de werknemer die hij/zij vervolgens op een later moment moet compenseren.

Wel luidt het devies dat het onder de huidige bijzondere omstandigheden aan te bevelen is dat werkgever en werknemer met elkaar in gesprek gaan en blijven over het aantal vakantiedagen. Zo is het voorstelbaar dat er, op vrijwillige basis, afwijkende afspraken worden gemaakt over de opbouw en opname van (bovenwettelijke) vakantiedagen in ‘coronatijd’. Voor bedrijven/instellingen met een groter aantal werknemers is het daarbij aan te raden om de personeelsvertegenwooriding/ondernemingsraad daarbij te betrekken als gesprekspartner.

 

Foto door Grant Ritchie via Unsplash